La Firma del Contrato de Trabajo por Medios Electrónicos

por | Jun 3, 2021 | Actualidad Jurídica, Laboral

A más de un año de inicio de la pandemia, muchas empresas se han visto en la obligación de contratar trabajadores o modificar los contratos existentes, preguntándose sobre la validez de estos acuerdos laborales cuando no se materializan en el papel mediante la firma manuscrita del empleador y el trabajador, sino a través de medios electrónicos. La buena noticia es que el Gobierno Nacional mediante Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, despejó las dudas reglamentando la firma de los contratos de trabajo a través de medios tecnológicos.

Para comenzar, es importante mencionar que el contrato de trabajo se entiende celebrado por el acuerdo entre el empleador y el trabajador sobre la actividad que desarrollará el trabajador, el lugar de trabajo, la cuantía y forma de remuneración y la duración del contrato, aunque nada de esto conste por escrito. En efecto, el artículo 37 del Código Sustantivo del Trabajo establece que, salvo disposición expresa en contrario, para ser válido, el contrato de trabajo no requiere formalidad especial alguna.

No obstante la posibilidad de celebrarlos, los contratos laborales verbales constituyen una práctica que los abogados desaconsejamos teniendo en cuenta el valor que probatoriamente tiene el escrito ante un eventual litigio. Por ejemplo, aunque las partes acuerden un contrato de trabajo a término fijo, si la duración no consta por escrito, la Ley entiende que el contrato se celebró a término indefinido, con todas las consecuencias que esto puede acarrear al empleador.

Pero, ¿Qué tienen que ver los contratos de trabajo verables con que el Gobierno Nacional reglamentara la firma electrónica de los contratos de trabajo?

Una vez determinado que, aunque el contrato de trabajo puede ser verbal se recomienda que conste por escrito, resulta pertinente preguntarnos qué es lo que la Ley considera un “escrito”. En este punto, aunque para muchos de nosotros “escrito” sea el documento manuscrito al igual que el documento en PDF, jurídicamente es necesario que una Ley así lo exprese.

En este sentido, el artículo 2.2.1.1.9 del Decreto 526 de 2021, establece la equivalencia funcional del contrato de trabajo escrito, determinando que el contrato de trabajo firmado electrónicamente debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo o la norma que lo modifique, complemente o sustituya. En otras palabras, este artículo establece que no habrá diferencia entre el contrato de trabajo escrito “en papel” y el contrato de trabajo escrito en medios electrónicos, ya que para que ambos se entiendan válidamente celebrados deben cumplir con los mismos requisitos, es decir, contener como mínimo lo siguiente:

• La identificación y domicilio de las partes.
• El lugar y la fecha de celebración del contrato.
• El lugar donde se haya contratado al trabajador y en donde deba prestar sus servicios.
• La naturaleza del trabajo.
• La cuantía, forma y período de pago de la remuneración.
• La duración del contrato, su desahucio y terminación.
• En caso de que el empleador suministre habitación y alimentación como parte del salario, la estimación de su valor.

¿QUÉ FIRMA ELECTRÓNICA UTILIZAR PARA LOS CONTRATOS DE TRABAJO? 

Tanto en el contrato escrito en papel como en medios electrónicos, las partes manifiestan su consentimiento mediante la firma, aspecto que el Decreto 526 de 2021 reglamentó estableciendo la posibilidad de firmar electrónicamente los contratos de trabajo, para lo cual hace referencia a la legislación comercial, particularmente a Ley 527 de 1999[1] y al Decreto 1074 de 2015[2], indicando que el contrato de trabajo puede ser suscrito a través de la firma electrónica propiamente dicha o la firma digital en los términos de estas normas.

 

Recordemos que la Ley 527 de 1999 contempla dos tipos de firmas generadas por medios electrónicos: La firma electrónica y la firma digital. Click aquí para más información

 

FIRMA DEL CONTRATO LABORAL POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
FIRMA ELECTRÓNICA FIRMA DIGITAL

Son los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza.

Algunos ejemplos de firma electrónica son:

– La contraseña que su banco le pide para abrir en la web sus extractos.

– Un documento enviado con un código especial para que nadie más tenga acceso a ella.

Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos, que permite identificar de forma única a la persona firmante, y que además es respaldada con un certificado emitido por parte de las empresas autorizadas por el Gobierno Nacional.
Su soporte es electrónico. Su soporte es electrónico.
Puede ser creada y emitida por cualquier persona natural o jurídica. Solo puede ser emitida (asignada) por las empresas debidamente autorizadas para ello.

Tiene los mismo efectos que la firma manuscrita si[3] se ha utilizado un método que  a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable[4]

sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Tiene los mismos efectos de la firma manuscrita si[5]:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada. 

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

 

Como las firmas electrónicas no gozan de un respaldo de una certificación, sino que esta es creada por cualquier persona, en caso de ser cuestionada, le corresponderá a la persona interesada demostrar que el método empleado como firma electrónica era confiable y apropiado.

Si se estableció un acuerdo entre las partes, la firma goza de una presunción legal de cumplir con los requisitos de la firma electrónica.

 

Dado que esta firma es respaldada por el certificado de la empresa autorizada que la emite, la ley le da una fuerza o reconocimiento mucho mayor, por lo que le otorga certeza de que contenido no ha sido modificado o alterado desde su creación y transmisión y que el receptor tampoco puede modificarlo.

¿Es válida la firma escaneada en los contratos laborales?

Teniendo en cuenta que el Decreto 526 de 2021 hace referencia a la normatividad comercial, que determina que “todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica”[6], la firma escaneada sería válida en los contratos laborales como una forma de firma electrónica.

Ahora bien, para mayor certeza de las partes, nuestra recomendación es que suscribir un acuerdo en el que se establezca que la firma escaneada dirigida desde determinado correo electrónico constituye una firma electrónica válida para la relación entre las partes.

¿Y si se solicita la huella del trabajador?

En este caso, entre otros aspectos relativos a la protección de datos personales, al ser la huella un dato sensible en los términos de la Ley 1581 del 2012, el empleador deberá informar al trabajador el carácter sensible del dato y la posibilidad de negarse a suministrarla.

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR FRENTE A LA FIRMA DE CONTRATOS DE TRABAJO A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

 

De conformidad con los artículos 2.2.1.1.11. y siguientes del Decreto 526 de 2021 , en relación con la firma de los contratos de trabajo a través de medios electrónicos,  el empleador tiene las siguientes obligaciones:

1. Proveer al trabajador los medios necesarios para el uso de la firma a través de medios tecnológicos propios o a través de terceros que garanticen que la firma es confiable[7].

 2. Conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

3. Suministrar los contratos con firma a través de medios tecnológicos a los trabajadores y a las autoridades judiciales, de inspección, vigilancia y control cuando sean requeridos por estas.

4. Asumir la totalidad de los costos asociados al uso de la firma a través de medios electrónicos.

5. Dar cumplimiento a la normatividad de protección de datos personales.

Recuerde que en González Aldana Abogados contamos con un equipo de abogados expertos en derecho laboral dispuestos a asesorarle en todas las etapas de la relación laboral, desde la contratación hasta la terminación.

 

[1] Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

[2] Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

[3] Art. 2.2.2.47.7. del Decreto 1074 de 2015.

[4] Art. 2.2.2.47.3. del Decreto 1074 de 2015.

[5] Art. 28 Ley 527 de 1999.

[6] Corte Suprema de Justicia, Sentencia del 16 de diciembre del 2010, M.P. Pedro Octavio Munar Cadena. Rad. 20040107401.

[7] Art. 2.2.2.47.4. del Decreto 1074 de 2015.

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