RECOMENDACIONES QUE TODO ADMINISTRADOR DEBE CONOCER

por | Jul 23, 2021 | Societario

Como veremos más adelante, no solo los representantes legales son considerados administradores en la sociedad; hay otros actores que participan en la dirección y control de la empresa y por lo tanto, son considerados como tal.

Los administradores son esenciales para alcanzar el fin de la sociedad, pues se supone que estos lideran la planeación, organización, dirección y control empresarial, tomando las decisiones que orienten efectivamente a las empresas hacia la utilización eficaz de los recursos para alcanzar los objetivos, metas y propósitos trazados; haciéndolas más competitivas y generando mayor valor. Son los encargados de organizar y dirigir la sociedad, tanto interna como externamente, pues no sólo la gestionan en su interior sino que también ejercen la representación de la sociedad frente a terceros. 

Viendo la importancia de los administradores en la sociedad, en esta oportunidad queremos traerles algunas recomendaciones vitales para ejercer este cargo de la mejor manera, ya que con tan amplias facultades también vienen grandes responsabilidades.

¿QUIÉNES SON CONSIDERADOS ADMINISTRADORES EN UNA SOCIEDAD?

Antes de presentar las recomendaciones, debemos primero identificar quiénes son los administradores.

Según lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores:

  • El representante legal.
  • El liquidador.
  • El factor (persona encargada de administrar un establecimiento de comercio por medio de un contrato de mandato comercial).
  • Los miembros de la Junta Directiva o Consejo Directivo.
  • Quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.

¿CUÁLES SON LOS DEBERES PRINCIPALES DE LOS ADMINISTRADORES?

El artículo 23 de la misma Ley 222 de 1995, establece que los administradores deben, en primer lugar, “Obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.”

Asimismo, este artículo nos indica que “En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

  1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
  1. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
  1. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.
  1. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.
  1. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
  1. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.
  1. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.”

RECOMENDACIONES QUE TODO ADMINISTRADOR DEBE CONOCER

Ya que conocemos quiénes son administradores y sus deberes principales, ahora traemos 5 recomendaciones para ejercer este rol tan importante y de la mejor manera posible:

1. RECUERDE RENDIR CUENTAS DE SU GESTIÓN.

Al finalizar cada ejercicio, los administradores deben presentar los siguientes informes:

  • Informe de Gestión (art. 47 Ley 222/95). Para profundizar un poco más en este tema, lo invitamos a visitar nuestra publicación “Lo que Debe Saber sobre el Informe de Gestión”, haciendo click aquí.

  • Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. (art. , 34, 36, 38 y 46 Ley 222/95).
  • Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. (art. 46 Ley 222/95 y arts. 149 y ss. del Código de Comercio).
  • En los casos de grupo empresarial, deberán presentar también el Informe Especial requerido por ley (art. 29 Ley 222/95).

2. PERMITA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN.

 

POR LO ANTERIOR, ES PRECISO LLEVAR LOS LIBROS DE ACTAS Y DE REGISTRO DE ACCIONISTAS O SOCIOS EN DEBIDA FORMA, ASÍ COMO EL CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA Y DEMÁS DOCUMENTOS DE LA SOCIEDAD.

¡RECUERDE!

En ningún caso el DERECHO DE INSPECCIÓN se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

3. CONVOQUE ADECUADAMENTE LA ASAMBLEA GENERAL O JUNTA DE SOCIOS

Aunque no lo parezca, la convocatoria es trascendental para la reunión de Asamblea General o Junta de Socios, ya que de existir fallas en ella se produce la ineficacia, es decir, las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial (Artículos 190, 433 y 897 del Código de Comercio)

Para conocer los aspectos más relevantes sobre la convocatoria a la Asamblea General o Junta de Socios, lo invitamos a visitar nuestra publicación “La Convocatoria y el Acta de Asamblea” haciendo click aquí.

También puede resultar de su interés nuestra publicación “Reunión ordinaria de Junta de Socios y Asamblea de Accionistas”, visítela aquí.

4. SI HAY ALGUNA SITUACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES O COMPETENCIA, COMUNÍQUELO.

Anteriormente hablamos del “EL CONFLICTO DE INTERESES AL INTERIOR DE LAS SOCIEDADES” (puede visitar nuestra publicación aquí)

Cuando abordábamos este tema, hacíamos énfasis en que la existencia de un conflicto de interés no es por si sola algo negativo, pues puede resultar beneficioso para la sociedad, pero para poder determinarlo, es preciso que la sociedad conozca la situación y se decida en consecuencia.

En ese orden de ideas, recordemos que existe conflicto de intereses cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses uno en cabeza del administrador o un tercero y el otro en cabeza de la sociedad.

Por otra parte, serían ACTOS DE COMPETENCIA aquéllos en que el administrador y la sociedad concurren en un mismo mercado a ofrecer los mismos productos y/o servicios.

Sin entrar a precisar si se trata de una competencia desleal o no, cuando el administrador (bien sea de manera directa o través de un tercero) pretenda realizar actividades que compitan con la sociedad, debe comunicarlo para que la sociedad conozca la situación y se decida en consecuencia.

¿QUÉ HACER EN ESTOS CASOS?

5. ¡RECUERDE QUE SUS ATRIBUCIONES TIENEN LÍMITES!

Se debe tener presente que las atribuciones de los administradores van hasta el límite señalado en los estatutos sociales, el cual está circunscrito en principio al desarrollo del objeto social. A falta de estipulación, podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro éste, conforme al régimen de cada tipo de sociedad (artículos 99 y 196 del Código de Comercio).

Asimismo, puede que suceder que para la ejecución de ciertas operaciones, los estatutos contemplen el requisito de ser aprobado por un órgano superior, por ejemplo la Junta Directiva, en caso de tenerla activa o la misma Asamblea General o Junta de Socios.

Por último, también se tiene como límite aquellas actuaciones que generen conflicto de interés o competencia, que comentamos en el punto anterior.

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