Una de las principales consecuencias de la pandemia fue la potencialización del uso de los medios electrónicos en el desarrollo de los negocios, desde la etapa pre-contractual hasta la celebración de los contratos mismos, y una de las dudas que más se han presentado es sobre la validez de los acuerdos que se manifiesten o pacten a través de estos medios electrónicos, como por ejemplo, el correo electrónico ya que es uno de los más empleados para ello.
En esta era de la virtualidad nos enfrentamos a muchos desafíos, donde uno de los mayores retos es la evidencia digital; de hecho, uno de las interrogantes que frecuentemente se presenta en los empresarios o comerciantes es: ¿Puedo celebrar válidamente un contrato por correo electrónico o necesariamente debe hacerse por “medio tradicional escrito en papel”?
En Colombia, los mensajes de datos tienen su regulación especial en la Ley 527 de 1999, y gracias a ella, se puede hacer perfecto uso de los mensajes de datos (entre ellos el correo electrónico) para celebrar contratos, y en general para dejar constancia o prueba de los acuerdos que pacten las personas bien sea dentro de su empresa con sus trabajadores, o bien con otras personas en la realización de sus negocios y demás relaciones.
Ahora bien, dado que en estos mensajes consta la expresión de la voluntad, y éstos pueden ser utilizados como prueba de esos acuerdos, se recomienda conservarlos propiamente para que, llegado el caso, se pueda consultar y verificar qué fue lo que acordaron las partes, en qué términos y bajo qué condiciones.
A continuación, revisaremos las disposiciones contempladas en esta ley, con el propósito de brindarle herramientas que propendan a su seguridad jurídica y que, al mismo tiempo, sus negocios se desarrollen con agilidad y eficacia.
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ background_color=”#1fd7e0″]¿QUÉ ES UN MENSAJE DE DATOS?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]La Ley 527, en su artículo 2, lo define como:
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”3_5,2_5″ _builder_version=”4.4.5″ custom_padding=”6px|||||”][et_pb_column type=”3_5″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ custom_margin=”-18px|||||”]“a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;”
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Esto queire decir que:
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”2_5″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_image src=”https://gonzalezaldana.com/wp-content/uploads/2020/06/mensaje-enviado.png” title_text=”mensaje enviado” _builder_version=”4.4.5″ custom_margin=”-51px|||||”][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_image src=”https://gonzalezaldana.com/wp-content/uploads/2020/06/mensajes-de-datos.png” title_text=”mensajes de datos” _builder_version=”4.4.5″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ background_color=”#1fd7e0″]¿PUEDO HACER VALER UN MENSAJE DE DATOS PARA PROBAR LA EXISTENCIA DE UNA OBLIGACIÓN QUE SE HAYA ACORDADO POR ESTE MEDIO?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Los mensajes de datos tienen valor probatorio, esto quiere decir que, si las partes han pactado acuerdos que consten en estos mensajes, los mismos sirven de prueba sobre la existencia de esas obligaciones, y en consecuencia se tendría el fundamento para poder exigir su cumplimiento.
En el Código General del Proceso de manera expresa reconoce los Mensajes de Datos como documentos. La importancia de esto radica en que, como documento, los mensajes de datos se presumen auténticos, es decir, existe certeza sobre la persona que lo elaboró o la persona a quien se dice corresponde ese mensaje de datos, por lo tanto, si se cumple con los requisitos contemplados en el ordenamiento jurídico colombiano este documento tendrá plena eficacia y podrá ser efectivamente tenido en cuenta para demostrar su contenido.
De manera específica, el artículo 11 de la Ley 527 de 1999, establece el criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos, reiterando que, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas y de manera específica indica que se deberá tener en cuenta:
- La confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje.
- La confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información.
- La forma en la que se identifique a su iniciador.
- Cualquier otro factor pertinente.
Adicional a lo anterior, el artículo 247 del Código General del Proceso, al tratar la valoración de los mensajes de datos, dispone que:
- Serán valorados como mensajes de datos los documentos que:
- Hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos.
- Hayan sido aportados en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud.
- La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos.
Por su parte, el artículo 6 de la Ley 527, indica que, cuando una norma requiera que la información conste por escrito, el mensaje de datos se considerará como tal, siempre LA INFORMACIÓN QUE ÉSTE CONTIENE ES ACCESIBLE PARA SU POSTERIOR CONSULTA.
[/et_pb_text][et_pb_image src=”https://gonzalezaldana.com/wp-content/uploads/2020/06/mensaje-encriptado.png” title_text=”mensaje encriptado” _builder_version=”4.4.5″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.4.5″ custom_padding=”||1px|||”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ background_color=”#1fd7e0″]¿QUÉ PASA CON LA FIRMA EN EL MENSAJE DE DATOS?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]En relación al Mensaje de Datos, El artículo 7 de la ley en revisión, preceptúa que:
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_4,1_4,1_2″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”1_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Si la norma:
- Exige la presencia de una firma.
- Prevé consecuencias en el caso de que no exista una firma.
Se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
- Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación
- Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
¿QUÉ HACER SI LA NORMA REQUIERE QUE LA INFORMACIÓN SEA PRESENTADA Y CONSERVADA EN SU FORMA ORIGINAL?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Según lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 527 de 1999:
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_3,1_3,1_3″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Si la norma:
- Exige que la información sea presentada o conservada en su forma original.
- Prevé consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
Se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
- Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
- Que la información pueda ser mostrada a la persona a quien se deba presentar.
¿CÓMO CONSERVAR LOS MENSAJES DE DATOS?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Algunas normas exigen que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, y cuando éstos son generados por mensajes de datos, la misma ley indica las condiciones que deben cumplirse para que se entienda que esos mensajes de datos han sido conservados. Estas condiciones son:
- Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
- Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
- Que se conserve la información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
En el mismo artículo 12 de la Ley 527, señala de manera expresa que “No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.”
Por otra parte, en relación a los libros y papeles del comerciante, indica que éstos podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
Ahora bien, en líneas generales, y para evitar inconvenientes, se recomienda la conservación de los mensajes de datos en caso de que en futuro se requiera emplearlos como medio probatorio de la información, obligaciones y/o derechos adquiridos en virtud de los mismos.
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ background_color=”#1fd7e0″]¿PUEDEN CELEBRARSE VÁLIDAMENTE CONTRATOS A TRAVÉS DE CORREOS ELECTRÓNICOS?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Hoy en día, el correo electrónico hace parte fundamental de la dinámica cotidiana del mundo de los negocios; éste se consolida cada vez más como el canal de comunicación más empleado por las empresas tanto en sus comunicaciones internas como con sus clientes, proveedores, asociados, etc.
Cada día es más común el uso de los medios digitales al momento de hacer negocios, y momentos como hoy, donde la pandemia nos ha llevado a estar en asilamiento, los canales de comunicación virtual han jugado un papel preponderante en la continuación de la actividad económica, donde la celebración de acuerdos personalmente dejó de ser una opción viable y el correo electrónico se ha presentado como la respuesta para darle la formalidad que requieren los acuerdos celebrados.
No obstante, la costumbre “del papel” ha hecho que muchos empresarios sientan cierto recelo respecto a la validez y eficacia de esos contratos que celebran o acuerdan por correo electrónico; veamos qué nos dice el ordenamiento jurídico colombiano sobre este particular.
De manera expresa, la Ley 527 de 1999 en su artículo 14, prevé la formación del contrato por medio de mensajes de datos (recordemos que el correo electrónico es un tipo de mensaje de datos conforme a la ley), por lo tanto, es completamente válido y por ende exigible la ejecución de un contrato que se haya celebrado por medio de correos electrónicos.
Un punto muy importante a tener en cuenta en este particular, es que la norma le da validez y fuerza obligatoria a los contratos que se hagan por correo electrónico (y cualquier otro mensaje de datos), siempre que las partes no hayan acordado lo contrario, es decir que, mientras las partes no digan de manera expresa que el contrato deba ser firmado en la manera tradicional (manuscrita), o por medios mecánicos, digital o electrónica, entonces los contratos celebrados por correo electrónico son perfectamente válidos y de obligatorio cumplimiento.
Por otra parte, como sabemos, una vez celebrado el contrato, la mayoría de las personas (por no decir todos) recurrimos a él o lo revisamos sólo en aquellos casos en que se quiere exigir el cumplimiento de alguna de sus cláusulas, pues mientras la relación contractual y la ejecución del contrato fluya sin contratiempos, prácticamente ni nos acordamos de que existe. Es por esta razón que se recomienda la conservación de los mensajes de datos (en este caso los correos electrónicos) por medio de los cuales se celebran los contratos. Recordemos que al igual que un documento de papel, el mensaje de datos sirve para probar la voluntad de una persona, es legible, puede ser almacenado en el tiempo y puede ser auditado o consultado posteriormente; para ello, tenga en cuenta lo expuesto en el punto anterior.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_4,3_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”1_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_image src=”https://gonzalezaldana.com/wp-content/uploads/2020/06/arroba.png” title_text=”arroba” align=”center” _builder_version=”4.4.5″ custom_margin=”20px|-25px|||false|false”][/et_pb_image][/et_pb_column][et_pb_column type=”3_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ custom_margin=”-27px|||||”]En conclusión, en el marco del uso de la tecnología y medios electrónicos, se tiene que, se podrá formar un contrato a través de correos electrónicos, y por ende hacer exigibles las obligaciones en él contenidas, siempre que:
- Se empleen mensajes de datos (Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax, etc.)
- No exista norma expresa que determine lo contrario, o que las partes hayan acordado una formalidad diferente.
Se recomienda conservar estos mensajes de datos para posterior consulta y verificación de la expresión de la voluntad de las partes.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ background_color=”#1fd7e0″]LA FIRMA AUTÓGRAFA, LA FIRMA ELECTRÓNICA Y LA FIRMA DIGITAL ¿SON LO MISMO?
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″]Otra de las inquietudes que surgen en este ámbito de la virtualidad y la evidencia digital, está relacionado con las firmas. Mucho se ha escuchado sobre la firma electrónica y la firma digital, y también han sido muchas las dudas que han surgido en este tema, hemos visto preguntas como: ¿si firmo el documento desde mi Tablet es considerada una firma digital?
Como éstas muchas han sido las interrogantes, es por eso que, seguidamente, le queremos presentar una breve síntesis que permita identificar estos tipo de firmas y sobretodo, poder diferenciarlas. Así tenemos:
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ hover_enabled=”0″]| FIRMA AUTÓGRAFA | FIRMA ELECTRÓNICA | FIRMA DIGITAL |
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Es la firma manuscrita que plasma la personas en el documento. Es la firma tradicional, que hace la persona a mano alzada, con su propio puño y letra.
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Son los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza. Algunos ejemplos de firma electrónica son: – La contraseña que su banco le pide para abrir en la web sus extractos. – Un documento enviado con un código especial para que nadie más tenga acceso a ella. |
Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos, que permite identificar de forma única a la persona firmante, y que además es respaldada con un certificado emitido por parte de las empresas autorizadas por el Gobierno Nacional. |
| Tiene un soporte físico | Su soporte es digital | Su soporte es digital |
| La hace directamente la persona, y solo ella. | Puede ser creada y emitida por cualquier persona natural o jurídica | Solo puede ser emitida (asignada) por las empresas debidamente autorizadas para ello. |
| Es válida y obliga al firmante, por lo que en caso de cuestionarla, deberán emplearse medios técnicos que comprueben su falsedad. | Como las firmas electrónicas no gozan de un respaldo de una certificación, sino que esta es creada por cualquier persona, en caso de ser cuestionada, le corresponderá a la persona interesada demostrar que el método empleado como firma electrónica era confiable y apropiado. | Dado que esta firma es respaldada por el certificado de la empresa autorizada que la emite, la ley le da una fuerza o reconocimiento mucho mayor, por lo que le otorga certeza de que contenido no ha sido modificado o alterado desde su creación y transmisión y que el receptor tampoco puede modificarlo. |
Por último, quisiéramos referirnos a una inquietud que se ha venido presentado, y está relacionada a la firma escaneada. Muchos se preguntan si la firma escaneada y puesta en un documento electrónico puede ser considerada como una firma válida y en ese sentido, ¿compromete el firmante?
Una vez visto estos tipos de firmas, podemos observar que realmente la firma escaneada no encaja en ninguno de ellos, y haciendo una revisión del ordenamiento jurídico, no se puede encontrar una normativa que se refiera a esta práctica de manera directa y que permita encasillarla en algún tipo de firma; no obstante, tampoco existe alguna norma que lo prohíba.
Ahora bien, como tampoco se puede negar que ésta sea una práctica comercial generalizada, puesto que brindad cierta facilidad, practicidad y economía en el intercambio de comunicaciones, de hecho, son muchas las empresas y entidades que le dan a las firmas escaneadas la misma validez que una firma manuscrita, digital o electrónica, siempre y cuando no exista una norma expresa que determine lo contrario o que exija para determinada formalidad en la firma del documento en cuestión.
Es por ello que, no queda otra opción que acudir a la costumbre mercantil para determinar si en el lugar dónde queramos hacer valer esa firma escaneada, ésta sea una práctica aceptada; para ello, se recomienda acudir entonces a la Cámara de Comercio respectiva y verificar si ha sido certificada como costumbre mercantil.
Recuerde que si tiene alguna inquietud o necesita asesoría, no dude en comunicarse con nosotros.
Para conocer el texto completo de la Ley 527 de 1999, haga click aquí.
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