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Una de las cosas que se buscan cuando se empieza una relación es ir reduciendo la incertidumbre y a cambio procurar la seguridad de las partes, sobretodo cuando esta relación tiene consecuencias jurídicas y económicas. Pues bien, las relaciones laborales no escapan de este anhelo de seguridad y certeza sobre los términos en los cuales se fundamenta.

Conocer el alcance de las obligaciones de cada quien es primordial para conocer también el correlativo derecho del otro, pero es igual de importante conocer también los medios, canales y formas que se disponen para ejercer esos derechos; es aquí donde el Reglamento Interno de Trabajo cobra mucho valor, pues éste se constituye como una herramienta, que al sentar las normas que gobiernan la relación entre el trabajador y el empleador, brinda también amparo a cada una de las partes respecto a los conflictos que pudieran generarse entre ellos, lo cual finalmente se traduce en seguridad jurídica para ambos.

En algunos casos es OBLIGATORIO implementarlo, pero en todo caso se recomienda contar con este valioso instrumento. Para comprender el porqué de nuestra recomendación, a continuación, hablaremos un poco más a detalle sobre el Reglamento Interno de Trabajo.

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1. ¿QUÉ ES EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO?

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El Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 104, define el Reglamento Interno de Trabajo en los siguientes términos:

“Reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio.”

Vemos entonces cómo el reglamento de trabajo es la integración de normas que dirigen o guían esa relación Trabajador – Empleador, no solo entre ellos sino también frente a los demás trabajadores. Así pues, el Reglamento Interno de Trabajo abarca normas respecto a la prestación del servicio (ingreso, convivencia, ambiente de trabajo, egreso, etc.), normas de conducta sancionables, las posibles sanciones y el procedimiento que se debe seguir para imponerlas.

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2. EFECTOS JURÍDICOS DEL REGLAMENTO DE TRABAJO

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La misma Ley dispone de manera expresa que “El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrario, que, sin embargo, sólo puede ser favorable al trabajador.” (Art. 107 CST).

Siendo que el Reglamento Interno de Trabajo forma parte del contrato de trabajo (salvo que en él mismo se indique lo contrario), entonces éste resulta obligatorio tanto para los trabajadores como para los empleadores.

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Otro aspecto sumamente importante que nos recuerda este artículo, es que el Reglamento Interno de Trabajo sólo puede ser favorable al trabajador. Debemos tener siempre presente que nuestra legislación es proteccionista del trabajador, ya que la relación laboral lleva inmersa una connotación social de especial protección; aunado a ello, se entiende que el trabajador es la parte débil de la relación y por ello el enfoque en garantizar sus derechos al punto de hacerlos irrenunciables, por lo cual, las estipulaciones que vayan en contravía a este propósito o misión de la norma laboral, sean ineficaces, es decir que no producirán ningún efecto, son inaplicables.

Tan es así, que el mismo Código Sustantivo del Trabajo, en su artículo 109, lo reitera de manera expresa al indicar que:

“No producen ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al trabajador.”

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3. CONTENIDO DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

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Ya habíamos comentado muy someramente las normas que abarca el Reglamento Interno de Trabajo; no obstante, es preciso hacer referencia al contenido que, por ley, debe incluir esta importante herramienta.

En ese orden de ideas, el artículo 108 CST, dispone los temas que debe regular el Reglamento; entre las que podemos resaltar:

• Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
• Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
• Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
• Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
• Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
• Prescripciones de orden y seguridad.
• Orden jerárquico de los representantes del {empleador}, jefes de sección, capataces y vigilantes.
• Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
• Obligaciones y prohibiciones especiales para el {empleador} y los trabajadores.
• Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
• La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.

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¡IMPORTANTE!

Del contenido al que acabamos de hacer referencia, quizás el más relevante, y por eso está especial mención, es régimen sancionatorio. El reglamento de trabajo debe prever todas las conductas que pueden ser objeto de sanción, la sanción para cada conducta y la gradualidad de la conducta o falta.

Ahora bien, la importancia de incluir el Régimen Sancionatorio en el Reglamento Interno de Trabajo radica en que, por disposición expresa de la ley (Art. 114 CST), El empleador no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en el reglamento, en pacto, en convención colectiva, en fallo arbitral o en contrato individual.

[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”2_5″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_image src=”https://gonzalezaldana.com/wp-content/uploads/2020/12/importante-izq.png” title_text=”importante izq” _builder_version=”4.4.5″ hover_enabled=”0″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.4.5″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.4.5″][et_pb_text _builder_version=”4.4.5″ custom_margin=”-30px|||||” hover_enabled=”0″]

Esto quiere decir que, si el Reglamento Interno de Trabajo de la organización no consagra sanciones disciplinarias, carecerán de un régimen o sistema que le permita imponer sanciones al trabajador con lo cual se estarían exponiendo al riesgo de eventuales demandas por parte de los trabajadores que hayan sido sancionados con violación de los procedimientos establecidos en la ley.

Además, con el Reglamento Interno de Trabajo, se precisan cuáles serían las sanciones a imponer e incluso se pueden estipular faltas graves constituyentes de justa causa para la despido distintas a las establecidas en la ley.

Así por ejemplo, hay empresas en las que por el tipo de servicio que prestan, donde el trabajador no puede tener ninguna fuente de distracción, el uso del celular en horario laboral es considerado una falta moderada, para otra empresa este mismo hecho puede constituir una falta leve. También tenemos que, por ejemplo, dependiendo del cargo y las funciones que ejerza el trabajador, llegar unos minutos tarde puede causar pérdidas considerables para la empresa y por tanto sea considerado como una falta grave, pero en otros casos, esto podría ser una falta leve;  pero en definitiva, estas conductas no podrían ser sancionables si no se cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo que así lo contemple; y si el empleador llegase a imponer una sanción en estos casos, sin contar con el Reglamento, esa sanción sería ilegal.

Otro caso que podemos traer a colación es en relación a la seguridad; así, por ejemplo, hay empresas en las que por la actividad que realiza, no se puede usar cierto tipo de prendas como corbatas o bufandas, pues podrían atascarse en una máquina causando graves daños tanto a los bienes como a las personas y por lo tanto, ameritan ser reguladas rigurosamente.

Hoy en día, con la pandemia se tienen que emplear medidas de bioseguridad por la salud y seguridad de todos y la empresa podría determinar que su incumplimiento sea considerado como una falta grave y, en consecuencia, ser justa causa para terminar el contrato.

Como podemos ver, cada empresa es un mundo diferente, por eso es imprescindible identificar, en cada caso particular, cuáles son esas conductas especiales en cada compañía, y dada su relevancia, determinar qué sanción resulta acorde.

Ahora, si bien es importante incluir un Régimen Sancionatorio donde se prevean tantos escenarios como sean posibles con el propósito de evitar que cualquier conducta que sea contraria al objeto, misión y visión de la empresa pueda ser objeto de sanción; aún más importante es que el Régimen Sancionatorio realmente corresponda a las necesidades de la empresa, por eso es imperativo que se haga el análisis de la organización (según el tipo de actividad que desarrolle) y con base en ello elaborar el Reglamento Interno de Trabajo. No es conveniente copiar y pegar otros reglamentos, pues seguramente habrá cosas que omita y otras que sobren y no apliquen en su empresa.

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4. PRECISIONES SOBRE EL RÉGIMEN SANCIONATORIO

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Como ya vimos, tener bien definido el Régimen Sancionatorio dentro del Reglamento Interno de Trabajo, resulta imprescindible para generar seguridad jurídica, tanto para el trabajador como para el empleador, de cara a las posibles situaciones que puedan presentarse.

Ahora bien, para tener un Régimen Sancionatorio efectivo se requiere hacer un análisis de la organización y, partiendo de las actividades que desarrolle, los riesgos a los que se expone y los posibles escenarios que puedan presentarse, se debe desarrollar el Régimen Sancionatorio.

Con esto en mente, le presentamos los pasos básicos a seguir o tener cuenta al momento de desarrollar este Régimen:

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CONDUCTAS SANCIONABLES

Lo primero que se debe definir son las conductas que se consideran como faltas y por tanto sancionables.

Conocer cuáles conductas son castigables hacen parte del debido proceso, pues mal podría sancionarse a una persona (en este caso, trabajador) si antes no se le ha puesto de conocimiento que tal conducta no está permitida.

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SANCIONES 

Una vez delimitadas las conductas sancionables, se debe precisar entonces sus consecuencias, es decir, ¿qué sanción acarrea?; para ello se debe tener en cuenta la gravedad de la conducta y si hay reincidencia, para así definir cual es la sanción que resulta proporcionada para dicha conducta. 

Las sanciones, dependiendo de los criterios antes dicho, pueden ser las siguientes:

• Memorandos o llamados de atención
• Suspensión del contrato.
• Multas
• Despido

En todo caso, por mandato legal, las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.

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MEMORANDOS O LLAMADOS DE ATENCIÓN

El llamado de atención es una sanción leve, que puede tener lugar cuando el trabajador no está cumpliendo cabalmente con sus funciones u obligaciones cuya consecuencia no sea grave; o bien porque tiene conductas que atentan contra el buen clima laboral. En todo caso, estas conductas deben estar expresamente señaladas en el Reglamento Interno de Trabajo como causal de esta sanción.

Esta sanción se impone mediante una notificación al trabajador.

Lo importante del llamado de atención por escrito, es que éste puede ser incluido en la hoja de vida lo cual servirá como antecedentes del trabajador, con lo cual, si existe una reincidencia por parte del trabajador, el empleador contaría entonces con el soporte necesario para iniciar un proceso disciplinario para la imposición de sanciones más severas.

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SUSPENSIÓN

Cuando ya se está frente a conductas un poco más graves, el empleador podrá definir dentro del Reglamento Interno de Trabajo, que la sanción a imponer sea la suspensión del trabajador. 

Ahora bien, la misma ley (Art. 112 CST), preceptúa que: “Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo, ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.”

Lo anterior no obsta a que el empleador pueda imponer varias veces la suspensión como sanción; pero si debe atenerse a los límites legales de duración de la suspensión, según lo antes dicho.

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MULTAS

Por mandato legal (Art. 113 CST) para establecer la multa como sanción, se debe tener en cuenta lo siguiente: 

• Sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente.
• No puede exceder de la quinta parte (1/5) del salario de un (1) día.
• Su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.
• El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.

La imposición de una multa no impide que el empleador prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.

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DESPIDO

Como bien sabemos, el despido puede ser con justa causa o sin ella.

Ahora bien, en caso de que el despido sea sin justa causa, el empleador deberá pagar al trabajador la indemnización legamente establecida.

Por otra parte, para que una conducta sea considerada como una falta grave y por ende justa causa para el despido, debe estar prevista como tal bien sea en la ley, en el contrato de trabajo o en el Reglamento Interno de Trabajo.

Es importante recordar que en todo caso, se debe seguir el debido proceso donde se le garantice los derechos fundamentales del trabajador.

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PROCEDIMIENTO PARA IMPONER LAS SANCIONES

Otro tema trascendental es el procedimiento que se disponga para imponer una sanción, pues de ello dependerá la legalidad de la sanción impuesta, ya que se mencionó anteriormente, es preciso garantizarle al trabajador el debido proceso y el derecho a la defensa; si esto no se cumple, entonces la sanción podrá ser considerada por la autoridad como ilegal y trayendo graves consecuencias para el empleador. 

Con esto en mente, el proceso debe contemplar las garantías del debido proceso y el derecho a la defensa, por tanto de incluir:

• Notificación oportuna que permita al trabajador organizar su defensa.
• La oportunidad de ser oídos tanto al trabajador inculpado como a dos representantes del sindicato a que este pertenezca.
• Permitir que el trabajador proporcione pruebas de sus afirmaciones.
• Doble instancia.

Por último, haciendo alusión sobretodo al derecho a la defensa, según dispone de manera expresa la ley laboral (Art. 115 CST) “No producirá efecto alguno la sanción disciplinaria que se imponga pretermitiendo este trámite.”

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5. ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

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 a. ¿QUIÉN LO ELABORA?

Nuestra legislación faculta al empleador para que implemente unilateralmente las disposiciones que rigen el reglamento interno de trabajo, esto quiere decir que los trabajadores no participan en su elaboración.

 b. ¿EN QUÉ CASOS PARTICIPARÍA EL TRABAJADOR?

No obstante lo antes dicho, si en un pacto colectivo, fallo arbitral o acuerdo entre con los trabajadores se dispone que el trabajador participe en la elaboración del Reglamento, el empleador estará en la obligación de integrarlos en su proceso de elaboración.

En todo caso, siendo que el Reglamento incide directamente en el trabajador, la misma ley le da la oportunidad a este último para formular objeciones. Para ello, la ley laboral (Art. 119 CST), preceptúa que:

• El Empleador publicará en cartelera de la empresa el Reglamento Interno de Trabajo y en la misma informará a los trabajadores, mediante circular interna, del contenido de dicho reglamento, fecha desde la cual entrará en aplicación.
• La organización sindical, si la hubiere, y los trabajadores no sindicalizados, podrán solicitar al empleador dentro de los quince (15) días hábiles siguientes los ajustes que estimen necesarios cuando consideren que sus cláusulas contravienen los artículos 106, 108, 111, 112 o 113 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Si no hubiere acuerdo, la autoridad competente (inspector del trabajo) adelantará las actuaciones indicadas en la ley para garantizar este derecho del trabajador.

Por último, recordemos en ningún caso, el empleador podrá incluir normas que atenten contra los derechos fundamentales del trabajador, o que desmejoren sus condiciones legales; pues como ya vimos, de ser así, dichas disposiciones serán ineficaces, es decir, no producirán efecto alguno.

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6. ¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A ADOPTAR UN REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO?

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Según el artículo 105 CST, está OBLIGADO a implementar el Reglamento Interno de Trabajo:

1.  Todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales.
2. Todo empleador que ocupe más de diez (10) trabajadores de carácter permanente en empresas industriales.
3. Todo empleador que ocupe más de veinte (20) trabajadores de carácter permanente en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
4. En empresas mixtas, cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores.

Ahora bien, como vimos a lo largo de esta publicación, el Reglamento Interno de Trabajo se constituye como una herramienta sumamente útil para regular las posibles situaciones que se puedan suscitar en el transcurso de la relación laboral, brindando seguridad jurídica a las partes; es por ello que se recomienda que, aunque no se esté obligado, igual implemente un reglamento de trabajo dentro de su organización.

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