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El pasado 12 de marzo de 2020, justo en época de celebración de Asambleas y Juntas de Socios, el Ministerio de Salud declaró la emergencia sanitaria nacional por causa del COVID-19 y ha recomendado, entre otras medidas, el aislamiento preventivo y la distancia social, con el fin de prevenir la propagación del virus.
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La Superintendencia de Sociedades ha sido enfática en precisar que, se debe evitar en lo posible, que el desarrollo de las reuniones de los órganos sociales implique desplazamientos y aglomeraciones. Le presentamos las alternativas
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¿Cómo reunirnos sin desplazarnos?
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Reuniones no presenciales
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Son aquellas reuniones realizadas por cualquier medio simultáneo o sucesivo, mediante los cuales, la totalidad de los participantes, puedan deliberar y decidir, dejando una constancia probatoria.
Se pueden realizar las reuniones por medios como Skype, Zoom, FaceTime, entre otros.
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Reuniones Mixtas
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Se trata de aquellas reuniones en las que algunos de los participantes asisten físicamente (de forma presencial) y otros virtualmente (de forma no presencial).
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¿Puedo hacer la reunión no presencial o mixta si ya convoqué a una reunión presencial?
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A la fecha, la mayoría de las sociedades ya deberían contar con convocatoria a Asamblea o Junta de Socios. Si la convocatoria prevé una reunión presencial, la solución es dar un alcance a la convocatoria, a más tardar un día antes de la fecha de la reunión ya convocada.
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El alcance a la convocatoria
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Es una comunicación enviada por el mismo medio por el que se envió la convocatoria a la reunión, en la que se indica que se opta por la reunión no presencial o mixta y se señala el medio tecnológico que se utilizará y la manera en la cual los convocados accederán a la reunión.
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¿Y si aún no se había realizado la convocatoria a la reunión?
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Si ha la fecha no ha realizado la convocatoria a la reunión, la recomendación de la Superintendencia de Sociedades, y la nuestra, es que opte por la realización de una reunión NO presencial y convoque a los socios o accionistas en tal sentido.
La convocatoria a una reunión no presencial o mixta, debe cumplir con todos los requisitos de una convocatoria normal, además de indicar el medio tecnológico que se utilizará y la manera en la cual los convocados accederán a la reunión.
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¿Qué pasa si el aforo de la reunión presencial o mixta supera las 50 personas?
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El pasado 16 de marzo, el Ministerio de Salud anunció que, en virtud de la emergencia sanitaria y hasta nuevo aviso, quedan prohibidos los eventos y reuniones de más de 50 personas.
Si resulta imposible hacer uso del mecanismo de reuniones no presenciales o mixtas, o si la cantidad de personas implicadas en la reunión presencial o mixta, esto es, socios, apoderados y personal, supera las 50 personas, los representantes legales deben informar a los convocados, por el mismo medio de la convocatoria, sobre la imposibilidad de llevar a cabo la reunión en razón de la emergencia sanitaria y las ordenes que en este sentido han emitido las autoridades competentes.
Esta advertencia dirigida a los convocados valdrá como constancia de la existencia de fuerza mayor o caso fortuito para la realización de la reunión.
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¿Qué pasa si debido a la emergencia sanitaria resulta imposible realizar la reunión antes del 31 de marzo?
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Si resulta imposible realizar la reunión antes del 31 de marzo, es decir, si no cuenta con los medios tecnológicos para realizar la reunión no presencial o mixta, o si el aforo de la reunión mixta o presencial es superior a 50, personas, el Representante Legal de la sociedad debe dejar constancia de la existencia de fuerza mayor o caso fortuito, en los términos anteriormente señalados.
De esta forma, según la comunicación que se haya enviado en este sentido a los convocados, y una vez superadas las circunstancias que hayan dado lugar a la declaratoria de emergencia sanitaria y se modifiquen las órdenes de las autoridades competentes respecto a los aforos máximos, o cuando se cuente con los medios tecnológicos para realizar reuniones no presenciales o mixtas sin contravenir las disposiciones legales que en materia de aforos se han establecido, los órganos sociales deberán realizar una nueva convocatoria para la realización de la reunión ordinaria.
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¿Es posible reunirnos por derecho propio?
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Si usted convocó debidamente a Asamblea de Accionistas o Junta de Socios y por la emergencia nacional la reunión no se puede realizar, queda excluida la posibilidad de reunirse por derecho propio.
Recuerde que las reuniones por derecho propio se realizan el 1 de abril y ante la ausencia de convocatoria.
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¿Qué hacer en caso de ausencia de quórum?
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Si con independencia de la modalidad en la que se desarrolle la reunión, no se cuenta con el quórum requerido, se debe proceder a una reunión de segunda convocatoria, dentro de los términos legales permitidos y con la reducción del quórum señalada en la ley. Esta reunión debe realizarse de preferencia de forma no presencial o mixta, observando siempre los límites de aforo anunciados por el Ministerio de Salud.
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Recomendaciones
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- Haga uso de las herramientas tecnológicas y opte por realizar reuniones NO presenciales.
- Establezca mecanismos virtuales que permitan a los socios ejercer su derecho de inspección sin desplazarse.
- Recuerde que las disposiciones sanitarias de orden público priman sobre las normas societarias.
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