LA IMPORTANCIA DE LA CONVOCATORIA Y EL ACTA DE ASAMBLEA.

Relacionados

Ahora que estamos en tiempos de Reunión Ordinaria de Asamblea, debe tener en cuenta dos aspectos de suma importancia:

1) La Convocatoria para la Reunión, y

2) El Acta de Asamblea.

Como bien lo establece el Código de Comercio, los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; también se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes.

¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LA CONVOCATORIA Y EL ACTA DE ASAMBLEA?

Dado que en estas reuniones se toman las decisiones indispensables para que la empresa cumpla el objetivo para el que fue creada, es menester que la misma sea convocada de manera adecuada y además dejar constancia de las decisiones tomadas.

Aunque no lo parezca, la convocatoria es trascendental para la reunión y las decisiones que se tomen, ya que no convocar o convocar mal, trae como consecuencia la ineficacia, lo que se traduce en que las decisiones adoptadas en la reunión no producen efectos jurídicos, sin necesidad de declaración judicial (Artículos 190, 433 y 897 del C.Co.).

Por otra parte, el Acta de Asamblea constituye un medio de prueba al momento de exigir el cumplimiento de las decisiones tomadas.

LA CONVOCATORIA

Para poder llevar a cabo la reunión, se debe citar a los socios para que asistan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea o junta de socios.

TIEMPO PARA REALIZAR LA CONVOCATORIA:

En las S.A.S. con una antelación mínima de 5 días hábiles para ordinarias.

Para las demás sociedades, 15 días hábiles para las reuniones ordinarias y 5 días calendario para las reuniones extraordinarias.

En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Asimismo, para el caso de las S.A.S., en la primera convocatoria para una reunión de asamblea de accionistas, podrá incluir igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria, en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de quorum.

Recuerde que:

a) Para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión.

b) Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad laboran ordinariamente los días sábados, estos se tendrán como días hábiles para tal fin.

ONTENIDO DE LA CONVOCATORIA

1. Nombre de la sociedad.
2. Nombre y clase del órgano que convoca.
3. Fecha.
4. Hora.
5. Ciudad.
6. Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión, (la  reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad, salvo los casos  de reuniones universales y en la SAS).
7. Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias.
8. Si es el caso, lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
9. Cuando se trate de reuniones ordinarias se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección.

L ACTA DE LA ASAMBLEA

Las decisiones que se tomen en la Asamblea deberán quedar consignadas en actas aprobadas por esta o por las personas que sean designadas para tal efecto, toda vez que se entiende que dicho documento será “prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre falsedad de la copia o de las actas” [1].

[1] Artículo 189, Código de comercio.

Se deriva de lo anterior, la importancia de diligenciar las actas de las reuniones celebradas con el cumplimiento de los requisitos contenidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, tal y como se describe a continuación:

El contenido del acta

1. Número del acta.
2. Fecha y hora de la reunión.
3. Número de acciones suscritas.
4. Forma en que fueron convocados los socios y/o asistentes.
5. Lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen.
6. Asuntos tratados.
7. Decisiones adoptadas
8. Número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco de las decisiones tomadas.
9. Constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
10. Designaciones efectuadas.
11. Fecha y hora de terminación de la reunión.
12. Firma del presidente y secretario de la asamblea o junta de socios.

El artículo 431 del Código de Comercio establece que las actas de tales reuniones deberán ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal, quienes dan fe de las mismas y responden por su veracidad.

Sin embargo, en los casos de reuniones virtuales o mixtas, la Ley 222 de 1995, en su artículo 21, dispone que las actas deben ser firmadas por el representante legal y el secretario; a falta de este último, podrá ser firmada por un accionista.

Partiendo del hecho de que son; tanto el presidente como su secretario, quienes dan fe de las actas, su firma se convierte en un elemento indispensable para que el documento tenga el carácter de acta y surta los efectos correspondientes, e infortunadamente ante la ausencia de la firma de estos o en su defecto del revisor fiscal, las actas no pueden ser utilizadas como tales,[1] es decir, no producirán ningún efecto, debido a que se entenderán ineficaces.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, según se ha establecido de manera doctrinal, el hecho de que el acta no se encuentre firmada por el presidente y su secretario no quiere decir que no se puedan emplear otros medios probatorios para soportar lo acontecido en la reunión ordinaria de asamblea.

Adicional a lo anterior, debe tenerse en cuenta que los artículos 189 y 431 del Código de Comercio autorizan que el revisor fiscal de la sociedad supla la firma del acta del presidente y secretario, ante la ausencia de la firma de estos. No obstante, en los casos en los que la sociedad no cuente con un revisor fiscal, la manera en que se podrá suplir la falta de firmas del acta, de conformidad con lo establecido por la Superintendencia de Sociedades, es realizando nuevamente la reunión con el fin de que el órgano social consienta o ratifique el contenido del acta.[2]

[1] Oficio 220-00816 de mazo 4/2020.

[2] Oficio 220-006265 de febrero 14/2006, de la Superintendencia de Sociedades.

De manera doctrinal, se ha entendido que, la firma del revisor fiscal, en defecto de la firma del presidente o su secretario, solo procede cuando el presidente y su secretario se encuentren en una situación que imposibilite suscribir el acta o se nieguen a hacerlo.

Ante la ausencia de un término establecido en la ley para la elaboración del acta, mediante el Oficio 220 de octubre de 7 de 2002, la Superintendencia de Sociedades determina que no es posible aplicar el término estipulado para las reuniones no presenciales analógicamente a las actas de reuniones de otra naturaleza, por tanto, propone contemplar dicho término en los estatutos o, a falta de tal estipulación dejarlo por sentado en la Asamblea.

En GONZÁLEZ ALDANA ABOGADOS contamos con profesionales altamente capacitados dispuestos a asesorarlo en el régimen societario, buscando guiarlos hacia prácticas más afectivas que le generen mayor seguridad jurídica.

Foto Créditos:

Imagen de senivpetro en Freepik